Aitamaad

شعبہ اعتماد

انتخابات

تمام و ہ مجالس جن میں قائدکا انتخاب نہیں ہوا وہاں فوری طور پر حسب قواعدانتخاب کروا کر صدر صاحب مجلس خدام الاحمدیہ سے منظوری حاصل کرلیں۔اس طرح جو مجالس حلقہ جات میں منقسم ہیں۔ ان میں آئندہ سال کے لئے زعماء کے انتخابات بھی جلدمکمل ہوجانے چاہئیں۔نیزدوران سال جس جگہ اور جب بھی قائدیا زعیم کے نئے انتخابات کی ضرورت پیش آئے تو اس میں تاخیر نہیں ہونی چاہیے۔

تقرر عہدیداران

قائدین وزعماء کے لئے ضروری ہے کہ وہ مقامی اور حلقہ جاتی مجلس عاملہ قواعدکے مطابق بروقت تجویزکرکے منظوری حاصل کریں اور تمام عہدیداران سے دستوراساسی اور لائحہ عمل کا مطالعہ کروائیں۔ خدام الاحمدیہ کی طرف سے شائع شدہ کتاب ’’ مشعل راہ‘‘ کا بھی مطالعہ کروائیں۔

مجلس کا دفتر

جس قدر ممکن ہو ہر مجلس کا ایک دفتر ہو جس میں جملہ عہدیداران و کارکنان اپنے فرائض خوش اسلوبی سے سرانجام دے سکیں۔اور مجلس کا جملہ ریکارڈوہاں محفوظ رکھا جاسکے۔

اجلاسات

ہر ماہ مجلس عاملہ کے کم ازکم دو اجلاسات ہوں۔

ہر جلس مہینہ میں کم از کم ایک دفعہ اجلاس عام منعقد کرے۔ نیزحلقہ جات کی صورت میں اس اجلاس کے علاوہ ہرحلقہ کے علیحدہ اجلاسات بھی ضرور ہونے چاہئیں۔ان اجلاسات عامہ میں سب خدام کو شامل کرنے کی کوشش کی جائے۔

اطفال کے الگ اجلاس بھی نہایت ضروری ہیں۔

ریفریشرکورس

مقامی اورضلعی سطح پر عہدیداران کے لئے ریفریشرکورسز کا اہتمام کیا جائے۔ ضلعی ریفریشرکورسزمیں مرکزی نمائندگان کاشامل ہونا زیادہ مفید ہوگا۔

ماہانہ رپورٹ کارگزاری

ہر مجلس سے گزشتہ ماہ کی ماہانہ کارگزاری کی رپورٹ آئندہ ماہ کی پندرہ تاریخ تک مرکز میں پہنچ جانی چاہیے۔مقررہ رپورٹ فارم کی مکمل خانہ پری معین اعدادوشمار کے ساتھ کی جائے۔ یعنی فارم کا کوئی حصہ بغیرجواب کے خالی نہ چھوڑا جائے اگر کسی حصہ میں کوئی کام نہیں ہوا تو اس کے سامنے یہی لکھا جائے کہ کوئی کام نہیں ہوا۔ نیز فارم پُر کرتے وقت ان امور کا اندراج کرنا ہرگز نہ بھولیں جن کے بارہ میں گزشتہ رپورٹ پر تبصرہ میں استفسار کیا گیا ہو۔ نیزرپورٹ واضح ہو مبہم الفاظ مثلاً’’ کوشش کی جارہی ہے‘‘’’جاری ہے‘‘ وغیرہ لکھنے کی بجائے معین اعدادوشمار درج کئے جائیں۔ اگر کوئی ضمیمہ ساتھ بھجوانا ہوتب بھی ضمیمہ لف ہذا ہے لکھنے کے ساتھ ساتھ رپورٹ فارم پر مطلوبہ اعدادضرور درج کریں۔اصلاح و ارشاداورعمومی کی ماہانہ رپورٹ علیحدہ بھجوائی جاتی ہے۔

املاک کی حفاظت

مجالس کی جملہ املاک کا ریکارڈ سٹاک رجسٹر پر رکھا جانا ضروری ہے۔ غیرمنقولہ جائیداد کی رجسٹری مجلس خدام الاحمدیہ پاکستان ربوہ کے نام ہونی چاہیے۔

معتمدین کے اہم فرائض

1- معتمد اپنی مجلس کی جملہ کارروائی کا ریکارڈنیزمرکزی مطبوعات، سرکلرز، جملہ خط و کتابت کا ریکارڈمحفوظ رکھنے اور مرکز کو رپورٹ بروقت بھجوانے کا ذمہ دارہوگا۔
2 – مرکزسے آمدہ ہر خط کے دریافت طلب امور کا جواب دینا ہر مجلس کے لئے ضروری ہے۔اس سلسلہ میں معتمدذمہ دارہوگاکہ اس بات کی نگرانی کرے کہ مجلس کے نام آمدہ ہر خط کا مناسب جواب بروقت دے دیا گیا ہو۔
3- معتمداس بات کا ذمہ دارہوگا کہ ناظمین اور زعماء سے ہر ماہ ان کے کام کی رپورٹ حاصل کرے۔